8 điểm lưu ý trong Tổ chức Hội nghị khách hàng

Bạn đang muốn tổ chức buổi Hội nghị khách hàng, nhưng lại chưa biết lên kịch bản như nào ? Cần chuẩn bị những gì ? Tìm địa điểm ở đâu cho phù hợp?

Giờ đây bạn sẽ không phải lo lắng về vấn đề ấy nữa, mà thời gian ấy bạn hãy dành để làm nốt những công việc ở cơ quan, ở nhà. Vì đã có Shining Media, chúng tôi sẽ giúp bạn tổ chức buổi Hội Nghị khách hàng thành công. Và dưới đây là những nội dung cần lên và chuẩn bị cho buổi Hội Nghị:

Xác định các vấn đề và mục đích tổ chức buổi hội nghị.

Chủ đề của buổi hội nghị, hội thảo : Hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm mới...
Khách của mình là ai : khách hàng, đối tác...
Hội nghị sẽ diễn ra tại đâu? Nhà hàng, trung tâm hội nghị hay chính tại công ty?
Lý do chính để mọi người có thể tham gia hội nghị của mình?
Thời gian biểu và nội dung của hội nghị ra diễn ra như thế nào?

Các thông tin cần thiết cho tổ chức hội nghị, hội thảo thành công.

Hồ sơ hội nghị :

Ngày tổ chức hội nghị : cuối tuần, cuối tháng, giữa tháng...(đảm bảo sự khả thi cho hội nghị, hội thảo)
Thời gian diễn ra hội nghị: Bao gồn thời gian lắp đặt thi công và thời gian tháo dỡ thiết bị.
Địa điểm tổ chức hội nghị.
Địa chị liên lạc.

Người chịu trách nhiệm chính cho hội nghị.

Họ tên.
Địa chỉ email, số điện thoại...

Thông tin liên hệ với các nhà cung cấp Thông tin/Hồ sơ khách tham dự :

Số lượng người tham dự trong hội nghị.
Tên, số điện thoại, email...

Không gian cần để tổ chức hội nghị, hội thảo:

Địa điểm, sức chứa 200, 500,700 người…
Tiêu chuẩn thường, 3 sao, 5 sao...
Phong cách thiết kế không gian : bàn xếp kiểu lớp học, chữ U hay dạng nhà hát…

Tiệc trong hội nghị: nước uống, buffe, tea break.... Các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng : màn hình, mic, loa, bóng đèn....Vận chuyển và thi công.

3. Truyền thông, quà tặng vấn đề quan trọng trong tổ chức hội nghị, hội thảo.

Các phóng viên, báo đài.
Thiết kế và in thiệp mời đẹp, gây ấn tượng tốt.
Các hạng mục như tài liệu, sổ tay, bút.. phải in ấn và chuẩn bị đầy đủ.
Các trò chơi và quà tặng cho trò chơi.
Phần bóc thăm trúng thưởng.
Bàn tên BTC.
Bộ phận hướng dẫn và nhận khách
Bảng dẫn đường , chỉ đường.

4. Nội dung và diễn giả

Diễn giả hay người dẫn dắt hội nghị : phải có tầm ảnh hưởng trong nghề, trong công ty.
Bài diễn thuyết, thuyết trình có nội dung gì? Thời lượng dành cho bài thuyết trình đó?
Set up âm thanh, ánh sáng.
Bảng khảo sát sau hội nghị hội thảo.