Những điều cần lưu ý để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công và ấn tượng

Những điều cần lưu ý để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công và ấn tượng

Đối với những chủ doanh nghiệp nói riêng và những người làm Marketing nói chung thì tổ chức lễ khai trương không chỉ mang giá trị về mặt tinh thần, phong thủy. Nhìn xa hơn đó là cơ hội quảng bá thương hiệu tuyệt vời, góp phần làm bước đệm quan trọng cho doanh nghiệp đưa hình ảnh của mình đến với khách hàng và đối tác. Để làm được điều này thì quy trình tổ chức khai trương phải được chuẩn bị thật kỹ càng. Người tổ chức cần phải nắm được tất cả các yếu tố cần đạt được của sự kiện này. Đồng thời luôn có phương án dự phòng cho mọi trường hợp có thể xảy ra. Vậy thì lễ khai trương là gì? Ý nghĩa của lễ khai trương? Và làm thế nào để có thể tổ chức một lễ khai trương hiệu quả và trọn vẹn nhất? Hãy cùng Shining Media đi tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên.

I. Lễ khai trương là gì? Lễ khai trương (Grand Opening) là một sự kiện đặc biệt tổ chức bởi các doanh nghiệp đánh dấu ngày ra mắt của một cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu một thương hiệu mới đến với công chúng. Trong tiếng Hán, “Khai” có nghĩa mở đầu, “Trương” có nghĩa là lớn mạnh, phát triển. Chữ “Khai Trương” nhằm chỉ việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán sẽ ngày càng phát đạt hơn.

Thời điểm diễn ra lễ khai trương

Thông thường thời điểm tổ chức lễ khai trương được chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận Marketing ấn định. Tuy nhiên trước khi lựa chọn thời gian tổ chức, quý khách cần lưu ý một số yếu tố như sau: Đối tượng khách mời tham dự Đây là yếu tố quan trọng nhất khi chọn thời điểm tổ chức, nếu đối tượng khách mời là các chủ doanh nghiệp hoặc những người làm nghề nghiệp tự do thì thời điểm tổ chức so với đối tượng khách mời là những người làm việc theo giờ hành chính sẽ thoải mái hơn. Nếu như khách mời đều nằm ở cả hai trường hợp trên thì những ngày cuối tuần là sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Địa điểm tổ chức lễ khai trương Nếu như tổ chức trong nội bộ với các đối tác và bạn bè thì thời điểm nên diễn ra vào buổi tối để khách mời và doanh nghiệp có thời gian dùng bữa nhẹ, chuyện trò cùng nhau. Còn nếu như diễn ra ở những địa điểm công cộng với mục đích quảng bá cho công chúng thì nên tổ chức vào ban ngày để tạo được hiệu ứng lan tỏa. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho rất nhiều chương trình Shining Media gợi ý quý khách nên chọn thời điểm là những ngày cuối tuần sẽ phù hợp cho đa phần đối tượng khách mời.

Ý nghĩa của lễ khai trương

Mang ý nghĩa phong thủy, tâm linh cầu mong cho mọi chuyện đều được thuận buồm xuôi gió. Theo quan niệm Á Đông một khởi đầu trọn vẹn, tốt đẹp bao cũng mang đến cho việc kinh doanh sau này được phát triển, mang lại nhiều may mắn và tài lộc cho doanh nghiệp. Ở góc độ kinh doanh, sự kiện khai trương là lời giới thiệu, cơ hội để đưa thương hiệu, cửa hàng của quý anh chị quảng bá rộng rãi đến thị trường, đối tác. Một đứa bé cất tiếng khóc chào đời, tiếng khóc càng lớn, càng vang xa cho thấy đứa trẻ có một sức khỏe tốt. Cũng như vậy một lễ khai trương hoành tráng, long trọng, hoàn hảo giúp cho khách hàng nhận diện được thương hiệu, các đối tác cảm nhận được tiềm lực của công ty. Nếu tổ chức tốt Lễ khai trương còn có cơ hội được phủ sóng rộng rãi qua các kênh truyền thông, tạo được hiệu ứng lan tỏa trong cộng đồng Dù ở góc nhìn nào, việc tổ chức lễ khai trương hiệu quả là một bước đệm cực kì quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó khi tổ chức sự kiện đặc biệt này, quý khách cần lưu ý một số đặc điểm quan trọng như sau.

II. Tổ chức lễ khai trương như thế nào để đạt hiệu quả Lễ khai trương thường sẽ trải qua khá nhiều công đoạn dựa theo quy mô buổi lễ, có một số bước quan trọng mà quý công ty cần phải nắm được nếu muốn Lễ khai trương đạt được hiệu quả. Vậy lễ khai trương cửa hàng cần làm gì?

1. Kịch bản tiến hành Lễ khai trương

2. Khảo sát địa điểm và ấn định ngày tổ chức

Đây là giai đoạn đầu tiên, nền tảng cho tất cả những giai đoạn tiếp theo của buổi lễ. Ở giai đoạn này công ty tổ chức sự kiện sẽ:

Tiến hành đo đạc lên ý tưởng trang trí, xây dựng sân khấu, cổng vào,
Tính toán các yếu tố về giao thông, đón tiếp khách mời sao cho hợp lý
Đo lường số lượng vật dụng cần thiết cho buổi lễ
Dựa trên số lượng và đặc thù khách mời chọn ngày tổ chức
Liên hệ cho các bên thứ ba về âm thanh, ánh sáng, banner
Tiến hành gửi thiệp mời lễ khai trương
Một số công việc cần chuẩn bị trước

Với một kế hoạch tốt, một sự chuẩn bị kỹ càng thì những giai đoạn sau sẽ được tiến hành một cách thuận lợi và trơn tru hơn. Do đó quý khách nên có một kế hoạch cụ thể và lường trước các yếu tố có thể xảy ra.

3. Tiến hành xây dựng và cụ thể hóa kế hoạch đề ra

Sau khi kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ, cần giám sát chặt chẽ tất cả mọi yếu tố. Có 3 khu vực cực kì quan trọng ảnh hưởng đến cả buổi lễ cần quan tâm đó là:

Cổng chào
Sân khấu
Vị trí ngồi của khách mời

Đây cũng là thời điểm để quý khách setup hình ảnh thương hiệu đến với khách hàng. Hãy đặt ra những câu hỏi như: Nên đặt banner ở đâu? Thông điệp thương hiệu muốn truyền tải là gì? Làm sao để khách mời có ấn tượng tốt về công ty?

4. Đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công và trọn vẹn

Đây là giai đoạn quyết định một buổi khai trương có thành công hay không. Nếu đã chuẩn bị tốt ở hai công đoạn trên thì giai đoạn này quý khách chỉ cần đảm bảo không có sự cố phát sinh trong toàn bộ quá trình. Ở phần này có 2 yếu tố quan trọng mà người tổ chức cần lưu ý đó là:

Khách mời
Các chương trình của buổi lễ

Hãy luôn đảm bảo rằng các khách mời có được trải nghiệm tốt nhất khi đến tham dự lễ khai trương từ bước đón tiếp, setup chỗ ngồi, phục vụ, … và chắc chắn tất cả khách mời đều nắm được toàn bộ diễn biến của chương trình. Về phần các chương trình, cần đảm bảo được tính liên tục. Mang ý nghĩa truyền tải thông điệp về thương hiệu đối với người xem.

5. Thủ tục khai trương công ty

Về mặt chuẩn bị cơ sở vật chất là vậy. Việc chuẩn bị về phong thủy, tâm linh cũng cần được doanh nghiệp chú ý. Thủ tục này mang ý nghĩa thông báo với thổ địa xin được sử dụng phần đất này. Đồng thời, xin được phù hộ cho công việc kinh doanh được thuận lợi. Và ở các nước Á Đông thì vấn đề này càng được chú trọng và quan tâm. Về cơ bản thủ tục khai trương cần chuẩn bị:

Sắm lễ cúng khai trương
Văn khấn khai trương

Đơn giản là vậy thế nhưng nếu không có nhiều kinh nghiệm thì rất dễ xảy ra thiếu sót. Tốt nhất quý khách nên nhờ sự trợ giúp của công ty sự kiện chuyên nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo cho việc tiến hành nghi lễ được trọn vẹn và thành công.

III. Công ty tổ chức sự kiện Shining Media

Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng có nhiều kinh nghiệm tổ chức Lễ khai trương. Do đó quý công ty nên chọn một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm để giúp mình tổ chức một buổi lễ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các công ty, tổ chức như: Hội ngộ đỉnh cao BNI Việt nam, Group Đàn bà AZ, H2 Hair Salon… Shining Media sẽ mang lại cho quý công ty một sự kiện hoành tráng và trọn vẹn nhất. Truyền tải thông điệp, thương hiệu của công ty đến nhiều khách hàng với giá thành cạnh tranh nhất.

Hãy liên hệ với Shining Media ngay hôm nay để nhận được tư vấn, báo giá miễn phí và chi tiết nhất.